Wetgeving in e-mailmarketing

Je hebt een mooie lijst met e-mailadressen die je een nieuwsbrief wilt gaan sturen. Zo gezegd, zo gedaan! Maar heb jij je al wel eens verdiept in de wetgeving rondom e-mailmarketing? Er zijn namelijk strikte (Europese) regels waaraan iedereen zich dient te houden. Overtreed je de regels, dan zijn er hoge straffen en boetes. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Daarom sommen we de belangrijkste regels uit de Reclame Code voor E-mail hier voor je op.

Nieuwsbriefinschrijvers verzamelen

Regels:

• Vraag altijd toestemming voordat je iemand commercile mailings stuurt.
• De ontvanger dient altijd zelf actief toestemming te geven. Bij het inschrijven vermeld je duidelijk waarvoor je het e-mailadres gaat gebruiken. Dus bijvoorbeeld voor het toesturen van de maandelijkse nieuwsbrief.
• Je mag geen toestemming afdwingen door het alleen in de kleine lettertjes te vermelden.
• Wanneer je veel meer wilt mailen dan wat de ontvanger verwacht, vermeld je dit bij het inschrijven. Bijvoorbeeld wanneer je dagelijks wilt gaan mailen.
• Bij het aanmelden geef je duidelijk weer wie eigenaar is van het bestand met nieuwsbriefinschrijvers.

Wat mag dus niet:

• Je mag geen lijsten met e-mailadressen kopen/afnemen en deze gebruiken.
• Je mag je lijst met e-mailadressen ook nooit verder verkopen of doorgeven.
• Je mag niet zomaar een kennis/potentile klant/familie etc. aanmelden voor je nieuwsbrief omdat je denkt dat het voor hem of haar interessant kan zijn.
• Je mag in een aanmeldformulier niet een vooraf aangevinkt vakje voor een nieuwsbriefinschrijving gebruiken.
• Je mag bij een winactie niet alleen in de actievoorwaarden opnemen dat iemand automatisch wordt ingeschreven voor de nieuwsbrief.

Wat mag wel:

• Je mag iemand verplichten om zich in te schrijven voor de nieuwsbrief in ruil voor bijvoorbeeld een whitepaper, mits je dit er duidelijk bij vermeldt. De ontvanger moet hiervoor actief het veld aanmelden voor de nieuwsbrief aanvinken.
• Wanneer iemand klant bij je is en je dus een betaalrelatie hebt, mag je hem commercile mails sturen over eigen (soortgelijke)producten en bedrijf tijdens de economische levensduur van je product.

Afmelden

Regels:

• In elke commercile mail die je stuurt zit een eenvoudige afmeldmogelijkheid.
• De ontvanger hoeft zich niet in te loggen voordat hij zich af kan melden.
• Wanneer je verschillende niveaus hebt van de aanmelding (bijvoorbeeld verschillende merken, verzendgroepen of type e-mails) en je bij het inschrijven automatisch voor alle niveaus bent aangemeld, moet ook bij het uitschrijven makkelijk in 1 keer op alle niveaus uitgeschreven kunnen worden.
• Iedere afmelding dient direct verwerkt te worden en de persoon is daarna niet meer mailbaar.

Wat mag dus niet:

• De afmeldknop verstoppen in je mail.
• De ontvanger verplichten allerlei gegevens in te vullen en vragen te beantwoorden voordat hij zich kan uitschrijven.
• Afmelders alsnog af en toe een commercile mail sturen, omdat je denkt dat ze dit bericht misschien nog wel leuk vinden.

Wat mag wel:

• De mogelijkheid geven om de ontvanger zich voor verschillende niveaus (subgroepen, typen e-mails, etc.) per stuk uit te schrijven, zodat ze alleen nog de mails ontvangen die ze willen ontvangen. Dit mag alleen als er een mogelijkheid is om ook met 1 klik je uit te schrijven voor alle niveaus.
• Een servicemail sturen. Bijvoorbeeld een terugroepactie van het product die de klant heeft gekocht.
• Transactionele mails sturen naar aanleiding van een order (orderbevestiging, factuur etc.)

Identiteit en herkenbaarheid

Regels:

• Iedere mail heeft een werkend reply-adres. Als de ontvanger een reply stuurt dan dient deze mail ook daadwerkelijk gelezen te worden.
• De bedrijfsnaam (waaraan de nieuwsbriefinschrijving is afgegeven) dient te worden vermeld in het van-veld.
• Je mails mogen niet misleidend zijn. Dus het moet duidelijk zijn dat je reclame maakt.

Wat mag dus niet:

• Een no-reply e-mailadres gebruiken.
• Zomaar een andere bedrijfsnaam als afzender gebruiken, bijvoorbeeld De Belastingdienst.
• Een misleidende onderwerpregel gebruiken om een hoog open ratio te behalen, zoals bijvoorbeeld Je hebt een auto gewonnen gebruiken of aanmaning, terwijl je helemaal geen auto gewonnen hebt of een aanmaning krijgt.

Tot slot

Je hebt aan de ene kant de wetgeving, maar aan de andere kant heb je klantverwachting. Want wellicht mag jij je idee volgens de wetgeving wel uitvoeren, het belangrijkste is wat je nieuwsbriefinschrijver ervan vindt en of dit binnen zijn verwachtingspatroon valt. Zo niet? Dan ben je in zijn ogen alsnog misschien wel aan het spammen!

Note: In mei 2018 worden de regels voor e-mailmarketing aangescherpt. Met de komst van de AVG / GDPR komen er ,naast de Reclame Code voor E-mail, extra regels voor o.a. opt-in. Je leest er alles over in onze blogpost op Marketingfacts.